5 factores importantes a considerar al administrar un equipo remoto

Los propietarios de negocios y sus asociados tienen una amplia gama de opciones en lo que respecta a la organización del trabajo en estos días. A medida que la cobertura global y la velocidad promedio de Internet aumentan, puede encontrar y administrar equipos remotos en diferentes partes del mundo. Si bien esta posibilidad oculta docenas de beneficios comerciales potenciales, debe contar con algunas consideraciones importantes.

Aquí hay cinco elementos clave a los que debe prestar atención para ejecutar un equipo remoto exitoso.

1. Reglas de flujo de trabajo

Cuando sus empleados están sentados en la misma oficina, pueden acostumbrarse fácilmente a sus reglas de trabajo. Tener personas diseminadas por todo el mundo puede hacer que este trabajo de unificación sea más complejo. Para alcanzar ese objetivo lo antes posible, debe realizar una serie de acciones.

En primer lugar, debe traer un conjunto de reglas y comunicarlas a cada miembro de su equipo individualmente. La forma más fácil de hacerlo es crear un documento y enviarlo a sus empleados por correo electrónico. Como tiene un equipo de personal internacional, asegúrese de escribir esas reglas en inglés simple.

Además, es importante definir algunos principios importantes, como la cantidad de reuniones semanales regulares. Cuando comiences a trabajar en un nuevo proyecto, asegúrate de establecer plazos claros tanto para el proyecto como para sus hitos.

Finalmente, administrar personas de diferentes zonas horarias puede generar confusión y una gestión deficiente del tiempo. El uso de algunas de estas prácticas herramientas de zona horaria lo ayudará a reducir la cantidad de malentendidos.

2. Usando herramientas de organización

Cuando toda su comunicación de trabajo se realiza en línea, es muy probable que también conserve todos los datos relevantes en la Web. Naturalmente, cada propietario de una empresa trata de cubrir todas las bases relacionadas con el trabajo sin gastar una fortuna. Por ejemplo, si desea almacenar hasta 30 GB de datos en línea de forma gratuita y usar algunas características adicionales de la organización, Google Drive es una opción viable. Además, puedes elegir entre tres ediciones de G Suite diferentes.

En cuanto a la administración del proyecto en sí, puede optar por las versiones gratuitas de Basecamp y Trello para la etapa inicial del desarrollo de su negocio. Más adelante, cuando empiece a contratar a más personas, puede optar por una de las herramientas de administración más avanzadas .

Además, las empresas con equipos remotos que están desarrollando diferentes productos deben traer un plan de desarrollo claro. Definir los objetivos de todo el proceso, así como los pasos que llevarán a su cumplimiento exitoso es una necesidad en cada proyecto. Es por eso que debe aprender a acelerar el proceso de desarrollo del producto incluso antes de comenzar su primer proyecto empresarial.

3. Manejo de los procedimientos de pago

Los dueños de negocios que desean mantener a sus empleados remotos leales a sus negocios deben mejorar constantemente sus condiciones de trabajo. No puede proporcionarles algunas ventajas sobre el terreno, como salones y equipos de oficina, pero puede invertir en su satisfacción monetaria.

Para empezar, pregúnteles cómo quieren que les paguen y defina el ritmo de pago. Algunos trabajadores remotos preferirán pagos mensuales, mientras que otros preferirán recibir pagos semanales o quincenales. Sería inteligente cumplir con todas estas demandas diferentes. Dado que las pérdidas de personal de los empleados son bastante costosas , mostrar flexibilidad en lo que respecta a los pagos es una de las formas eficientes de generar confianza en un equipo remoto. De acuerdo con eso, debe incluir una variedad de opciones de pago en línea en su agenda comercial. Desde los principales, como PayPal y Payoneer, hasta pagos con tarjeta de crédito y soluciones de pago alternativas , permita que sus empleados elijan entre una amplia gama de opciones.

Además, es importante especificar cada pago que realice a sus empleados, al menos al comienzo de su colaboración. Por lo tanto, la facturación también es otra consideración vital para cada propietario de negocio con un equipo remoto. Puede crear facturas en línea al principio y luego simplemente usar esas plantillas para sus pagos futuros.

4. Desarrollar enlaces entre empleados

Si está ejecutando un equipo remoto en línea, va a ser un poco difícil desarrollar vínculos entre ellos. Es probable que su presupuesto no le permita organizar ninguna sesión de formación de equipos en la primera etapa de su búsqueda empresarial.

Aún así, puede organizar sesiones chit chat cada diez días aproximadamente y discutir asuntos no comerciales con sus empleados. Imagine que todos están sentados en la misma oficina, hagan un café y hablen con sus empleados durante media hora. Aquí hay algunos otros hacks para la construcción de equipos en línea.

A medida que su negocio se expande y su presupuesto aumenta, debe esforzarse para organizar sesiones de formación de equipos en persona al menos una vez al año. Por ejemplo, puede cubrir todos los gastos que sus empleados tendrán en el lugar de trabajo en equipo, mientras que deben pagar sus boletos de avión. Además, podría patrocinar parcialmente los boletos para sus empleados que viven en diferentes continentes.

5. Mente las diferencias culturales

Trabajar con personas de diferentes orígenes requiere algunas consideraciones culturales adicionales . Debe saber desde el principio que los festivales nacionales y las vacaciones en sus países pueden diferir de los de su país de origen. Debido a eso, es imprescindible discutir estas cosas con anticipación y hacer un horario de trabajo para tales ocasiones a tiempo. Lo más lógico es organizar reemplazos dentro del equipo. De esa manera, las personas que no están celebrando un cierto día de fiesta cubrirán a sus colegas durante esos períodos. Por ejemplo, sus empleados de la India deberían tener algunos días libres durante Holi, pero pueden trabajar en lugar de sus empleados cristianos en Navidad.

Además, cuando recluta a los miembros de su equipo, infórmese sobre sus costumbres y detalles de comunicación con anticipación. El lenguaje corporal y la cultura de la comunicación varían de un lugar a otro, así que aprende más sobre esas diferencias a tiempo.

Por último, pero no menos importante, siempre mantenga su inglés simple y sencillo cuando se trata de comunicación empresarial. Para su empresa es crucial que todos entiendan el mensaje y sepan cómo realizar una determinada tarea.

Conclusión

Los equipos remotos son uno de los principales beneficios del progreso tecnológico del siglo XXI. Puede contratar trabajadores altamente calificados y eficientes en mejores condiciones para todos de una manera bastante simple. Mientras lo hace, asegúrese de crear una unidad de trabajo compacta con los consejos que hemos proporcionado en esta guía. Junto con algunas herramientas prácticas y opciones de pago rápido, formará un equipo sólido y productivo que aportará numerosos beneficios a su negocio.

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Originalmente publicado en Cabot Solutions el 2 de mayo de 2018.

Texto original en inglés.