Cómo manejar toda la información que la vida te arroja

La mayoría de las personas en la era de la información no manejan bien la información entrante.

No lo hice por años …

correos electrónicos nunca abiertos

los correos de voz nunca regresaron

cosas en pilas por todos lados.

Y, para ser sincero, esa es una estrategia que incluso puede considerarse viable: tiendes a ocuparte de lo que sea urgente y dejas que todo lo demás se vaya a las nubes en segundo plano. Pero es una estrategia con límites. Puedes salir adelante, pero nunca adelantas.

Tomé la decisión consciente de manejar mejor la información entrante cuando quería salir adelante. Tenía mi propio negocio, miles de personas involucradas y tantas piezas en movimiento que corría el riesgo de manejarlo mal.

No voy a hablar mucho sobre por qué debería administrar mejor la información; hay muchos buenos artículos científicos que ya están haciendo ese caso. Pero aquí hay algunos puntos llamativos de la sobrecarga de información que te está aplastando :

  • En múltiples estudios, alrededor de dos tercios de los directivos encuestados opinaron que la sobrecarga de información ha tenido un impacto negativo en sus relaciones profesionales y personales, así como en su salud mental y física.
  • Cada dos días creamos tanta información como desde los albores de la civilización hasta 2003.
  • Para 2020, se crearán 1.7 megabytes de nueva información por segundo, para cada ser humano en la tierra. (Esto es alrededor de 3 novelas por valor de texto. Por segundo. Por persona. ¿Le apetece leer un cuarto de millón de novelas al día?)

Entonces, ¿Qué haces?

Al igual que una de las maneras de aumentar las ganancias es reducir los costos, una de las formas de manejar la información es reducir la cantidad que ingresa . Puede que tengas que ser increíblemente proactivo, como el tipo que creó un Bloqueo de información .

En segundo lugar, puede crear métodos para procesar la información que llega hasta usted y hábitos para ejecutar esos métodos regularmente.

Todo lo que enumero a continuación ha sido dicho por gente inteligente. A continuación está mi síntesis de lo que han dicho y lo que está funcionando actualmente para mí.

Reduzca la cantidad de información que entra

N. ° 1: desactive la mayoría de las notificaciones en su teléfono y computadora. Enciendo mi teléfono, no molestar permanentemente. Puede configurarlo para permitir Contactos o Favoritos a través de. O puede decirle a sus amigos más cercanos que llamen dos veces en 3 minutos para comunicarse con usted en caso de emergencia. Respete el tiempo de las personas y programe una llamada telefónica en el caso poco frecuente de que deba hacer una.

# 2: Mueva el 99% de sus conversaciones a canales asíncronos (correo electrónico, Facebook Messenger, Slack) para que pueda lidiar con ellos cuando corresponda.

Cuando tenga conversaciones en canales asíncronos, anime a la otra persona a expresar claramente su idea o pregunta. Si alguien está divagando o no está claro, le pregunto algo como: "¿Qué puedo hacer para ayudarte a avanzar en esto?"

# 3: A cambio, sé conciso .

# 4: Trata a Slack como un correo electrónico, no como una línea directa en tu alma. De nuevo, apague las notificaciones y programe los horarios para verificarlo. Si algo es realmente crítico, puede hacer que Slack le notifique cuando alguien utiliza una palabra clave como, "allisonfire". (Aunque estoy menos impresionado por las organizaciones que necesitan que su gente aborde las emergencias con frecuencia. Es probable que haya un problema más sistemático del en estas organizaciones, y una estrategia válida para resolver este problema es simplemente dejarlas).

Para potenciadores Slack.

# 5: trate sus mensajes entrantes como cualquier otra tarea – cree una hora específica para abordarlos. La mensajería instantánea no funciona si desea controlar la sobrecarga de información. (A menos que, por supuesto, al igual que las llamadas telefónicas, organice un tiempo para tener una conversación a través de mensajería instantánea).

# 6: Más consejos flojos : use Zapier y Google Calendar para automatizar su estado (para que las personas puedan ver su disponibilidad y respetarlo) y silenciar por completo los canales no críticos. (Recomendaría dejar algunos canales directamente, pero Slack permite que los miembros del equipo lo agreguen a los canales, por lo que termina siendo un tira y afloja que siempre perderá; al final solo silencia el canal, pero escucho las palabras clave críticas. )

# 7: Respecto al correo electrónico, practica la casilla de entrada cero . La forma más fácil de comenzar es reservar tiempo para abordar cualquier correo urgente o convertirlos en tareas para tratar más adelante. Luego, "seleccionar todo" y archivar. (Repasaremos cómo procesar nuevos correos electrónicos en la siguiente sección). Este es un nuevo comienzo: todo sigue estando disponible en el archivo, pero tiene enfoque y claridad en el futuro. No use su correo electrónico como una lista de tareas pendientes ; de ahora en adelante, mueva las acciones requeridas de usted a una lista de tareas pendientes.

Así es como se ve mi bandeja de entrada.

# 8: darse de baja de los correos electrónicos agresivamente. Busque el pequeño texto a menudo gris claro en la parte inferior del correo electrónico. Pinchalo. Siente el alivio. (Puede usar una herramienta como Unroll.Me si tiene una cantidad excesiva de suscripciones).

Puede haber correos electrónicos a los que desea suscribirse con contenido relevante. Cree un filtro de correo electrónico para estos y póngalos en su propia carpeta, omitiendo la bandeja de entrada. Cura estrictamente las buenas suscripciones por correo electrónico, las dejo ir a su propia carpeta, y cuando tengo un momento y me gustaría leer contenido nuevo, voy a esa carpeta. Lo ignoro hasta que esté listo, convirtiendo el contenido "push" en contenido "pull".

Así es como se ve mi carpeta filtrada de suscripciones de correo electrónico.

# 9: En una línea similar, erradicar el feed de noticias de Facebook con News Feed Eradicator . Aún podrá publicar sus propias actualizaciones de estado y responder cuando las personas mencionen su nombre. También puedes configurar las notificaciones si alguien publica en un grupo o en una página que te gustaría seguir (si no puedes desconectarte por completo de Facebook).

Si tiene un problema de alimentación de noticias móvil y no quiere desinstalar la aplicación, puede dejar de seguir a todos manualmente (eliminando la fuente) o ser un nerd de la computadora con un poco de codificación.

El contenido empujado sobre ti es el enemigo de sobrecarga de información avanzando. ¡Hacer retroceder!

News Feed Eradicator elimina el suministro de noticias y le da una cita inspiradora.

# 10: No mires la TV . Las mismas razones: el contenido de inserción es el enemigo.

# 11: Aquí hay uno grande para mí: evita los agujeros de conejos en Internet. ¡Hay tantas cosas interesantes para buscar en Internet! He encontrado que la solución para mí es hacer una tarea de investigación si tengo curiosidad por algo en lugar de buscarlo cuando estoy en medio de otra cosa.

A menudo, esa tarea de investigación se privatizará en el olvido en mi aplicación de tareas (más sobre eso más abajo) y luego mi tiempo y carga cognitiva se ahorrarán un viaje fútil por el agujero del conejo. Si es importante, lo abordaré como cualquier tarea a su debido tiempo.

Otra protuberancia: imprime físicamente los artículos que encuentres interesantes desde tu bandeja de entrada. Llévelos a las reuniones a las que tiene que asistir pero no será muy productivo para usted. Todo el mundo piensa que eres un idiota si estás hablando por teléfono durante una reunión, pero todos piensan que eres un trabajador duro y loco si buscas papeles extendidos frente a ti.

# 12: Además, asista a menos reuniones. Esta es una cuestión de cultura corporativa, por lo que puede tratar de cambiar la cultura corporativa o buscar un trabajo que respete más su tiempo. La mayoría de las reuniones mal organizadas se dividen en dos categorías: poner a todos al tanto de un problema (que puede hacerse a través de un canal asincrónico) o generar consenso sobre un tema en el que no se definió un decisor claro (que es cáncer organizacional). A mi jefe le gustan las reuniones pequeñas con un decisor claro definido, y eso es genial; No estoy involucrado en una reunión en la que no se requiere mi opinión.

Otra protuberancia Crédito: The Cooper Review

# 13: desalienta las solicitudes de correo electrónico entrante que se envían a un grupo de personas. Cuando se divierta con información enviada al equipo, diríjala como lo haría con cualquier otra información (que se analiza a continuación). Pero cuando obtienes a ese cliente frustrado o miembro del equipo que envía un correo electrónico con una pregunta o solicita a todos los que han conocido en la empresa, debes enseñarles el camino. A menudo digo: "Fulano es la mejor persona que conozco para responder a esta pregunta y debes enviarlas por correo electrónico directamente".

Está demostrado que cuando dirige una solicitud a una persona singular en lugar de a un grupo, es más probable que obtenga una respuesta. En la clase de RCP nos enseñaron a señalar a alguien en una multitud y decir: "¡USTEDES! ¡Llame al 911! "En lugar de gritar:" ¡Alguien llame al 911! "

# 14: Finalmente, beba solo información "pura, filtrada".

Cuando alguien critica a la TV o Facebook , estás bebiendo información sin procesar con muchos parásitos y suciedad.

Cuando lee un artículo en línea o una revista , la información se destila un poco, un poco mejor para usted.

Cuando lee un libro que ha pasado por un editor y es ampliamente aclamado, está bebiendo información bastante clara.

Pero cuando hablas con un experto que ha leído innumerables libros sobre el tema y ha determinado las mejores prácticas para sí mismo, estás bebiendo de una fuente mágica.

Procese la información que deja entrar

Entonces, ¿cómo lidias con la información que realmente llega hasta ti? Esto podría incluir elementos accionables, cosas que necesita recordar o solo cosas que encuentre interesantes o útiles.

# 1: Convierta la información en tareas procesables si es posible. Tome una decisión sobre lo que debe hacerse con esta información en particular y escriba una tarea para ella, sin importar cuán pequeña sea. (Los expertos dicen que si una tarea es menor de 2 minutos, debe hacerlo en ese momento. Pero los expertos también dicen que somos terribles para estimar el tiempo. Por lo tanto, recomiendo colocar todo, incluso los elementos más pequeños, en una lista de tareas).

# 2: reservar un tiempo específico para atacar las tareas. No hagas las cosas a medida que surgen. Bloquee el tiempo libre y empiece a trabajar, una tarea a la vez, trabajando desde una lista priorizada. Reduzca este tiempo , tome descansos, cambie las tareas con frecuencia para mantenerse en forma, duerma bien y repita.

# 3: una lista de tareas priorizada puede ser difícil de gestionar. Encuentre una aplicación de administración de proyectos o lista de tareas pendientes que funcione para usted y que sea fácil de incorporar a su rutina diaria. Uso Moo.do porque las tareas se pueden anidar jerárquicamente. Puedo tener una vista panorámica de todos mis proyectos y también profundizar en la tarea más pequeña, y puedo agregar estas pequeñas subtareas infinitamente.

Screencap de Moo.do

# 4: Agregue solicitudes de tareas inmediatamente a su lista de tareas o escríbalas para consolidarlas en su lista de tareas a una hora programada. Pídales a las personas que escriban sus solicitudes por usted. Si alguien pregunta algo de mí y no lo escribo ni yo ni yo, corre el riesgo de perderse y no hacerse.

# 5: Si alguien me envía una solicitud y la miro mientras trabajo en otra cosa, marcó el mensaje como "no leído" y lo abordo durante el tiempo que guardé para revisar los mensajes.

Si me envían un mensaje de texto, a veces les pregunto si pueden enviarme un correo electrónico o dejar que me lo soliciten, ya que los mensajes en el iPhone no pueden marcar los mensajes como no leídos . Puede ser extraño ser tan extrañamente exigente con la gente: "Oye, ¿puedes enviarme esta solicitud por correo electrónico en lugar de enviar un mensaje de texto?", Pero si la sobrecarga de información es "literalmente matarte", estás luchando por tu vida aquí, sin restricciones.

# 6: solicitudes de correo electrónico / DM "Ping pong" a las personas. Intento nunca tener el atraco en mi extremo. Respondo rápida y concisamente, ya sea para pedir más información, confirmar información o dar las gracias. Es parte de la bandeja de entrada cero. Deje que la bandeja de entrada de otra persona esté llena.

Crédito: Giphy

# 7: archivar o archivar información que no se puede usar. Utilizo Actions for Gmail ™ para archivar correos electrónicos con un solo clic.

# 8: Usa herramientas que te permitan buscar fácilmente (Gmail, Slack, Keep, etc.), así que si necesitas hacer referencia a algo que hayas archivado, aún lo tienes. Nada se borra, solo se archiva, no hay preocupaciones.

# 9: Delegar cuando sea aceptable. (Y a menudo es mucho más aceptable de lo que piensas). Podría preguntar: "Oye, tengo mucho en mi plato, ¿puedes abordar esto? Está bien decir que no. 🙂 "La gente me pregunta mucho y yo le pido mucho a cambio. Para mejorar nuestra producción colectiva, espero que cada uno acepte hacer lo que podamos.

# 10: Sintetice la información en la documentación personal o de equipo que puede consultar más adelante a través de la búsqueda. Acostúmbrese a buscar primero su propia documentación.

# 11: Ponga la información que debe recordar con frecuencia en una aplicación de repetición espaciada (yo uso Anki ) y haga un hábito de usarla regularmente. Asegúrese de formular la información de manera efectiva . O puede usar tarjetas flash caseras buenas y anticuadas.

Un ejemplo de una pregunta de eliminación cloze de mi cubierta Anki.

# 12: archivar piezas de información físicas también. Las carpetas de archivos y las cajas bancarias son baratas. Si no es crucial, simplemente lo coloco en una gran carpeta etiquetada, "Misc Info 2018" o algo así. Esto es genial, ya que no estás paralizado con qué hacer con una información ("¿Lo necesitaré en el futuro? ¿Puedo tirarlo?"), Simplemente archívalo.

# 13: haga clic en "me gusta", aplauda, ??guarde o agregue a favoritos. Cuando busco información, leo artículos medianos, veo videos de YouTube, etc. Uso gusto, ahorro o adición a favoritos, no porque alguna vez regrese y vuelva a leer o volver a ver el material (no gané) t 99% del tiempo), pero como sé que hará que la búsqueda futura sea más fácil el 1% del tiempo que deseo recordar la información. (Estos sitios generalmente le permiten ver lo que le ha gustado, aplaudido, guardado o favorito). ¿Alguna vez necesito recordar ese 1%? Realmente, no, pero tranquiliza mi cerebro al saber que he guardado la información en alguna parte. Y hacer clic en el botón es bajo esfuerzo.

# 14: Compartir información. Esta es una forma más de hacer que la información pueda buscarse para su uso futuro si la necesita. Publique artículos relevantes en Slack de su empresa. Envía un mensaje a alguien sobre un artículo que te parezca interesante y que también te parezca interesante.

A menudo no recordaré dónde leí una gran información, pero recordaré que la compartí con Fulano y entonces puedo buscar ese intercambio y encontrar la información.

Al igual que los correos electrónicos de ping-pong rápidamente vuelven a la gente, no dude en poner la información en el plato de otra persona para quitárselo. Las personas tienen diferentes tolerancias de información entrante y no debe suponer que alguien no puede manejarlo hasta que expresen tanto. Con los métodos que se describen aquí, descubrirá que podrá manejar más información usted mismo cuando alguien haga este movimiento.

# 15: Escribe un artículo o informa sobre la información. Cada uno de estos puntos que menciono aquí, lo he leído en otro lado. Al sintetizarlos en este artículo que está leyendo , he hecho que la información sea memorable y que pueda buscarla primero, y que sea útil para otros en segundo lugar.

El primer borrador

# 16: Finalmente, no te sientas mal por olvidar la información. Mi broma favorita de Mitch Hedberg dice algo así: "Si me levanto en mitad de la noche con una idea para una broma, tengo que buscar un bolígrafo y un papel e intentar escribirlo. O puedo convencerme a mí mismo de que no es divertido y volver a dormirme ". Si admito que no todas las ideas o pensamientos que tengo son brillantes y deben ser procesados, estoy de acuerdo con dejarlos ir.

Último consejo: reiniciar

Cuando la vida me da demasiada información (tengo documentos en todas partes, correos electrónicos entrantes y trabajo acumulándose) hago un reinicio de 1 hora. Paso media hora simplemente limpiando, poniendo cosas en una carpeta o caja grande. Luego paso la siguiente media hora sacando elementos de ese contenedor y procesando la información de una de las formas que mencioné arriba.

Eso es.

Y luego me pongo a trabajar.

Durante los próximos días, trabajo en más elementos, procesando toda la información que he dejado en mi vida.

Mi emergencia "arroje todo en él y comience a resolverlo"

Y ese es el verdadero truco para la administración de la información: es un proceso diario. Tienes que trabajar para construir cada una de estas rutinas en un hábito. Le irá mejor si implementa solo algunos de estos puntos, y luego, una vez establecido, pasa a un par más, hasta que sienta que la cantidad de información que deja entrar y procesar está bajo su control.

¿Algún consejo para limitar la información o procesar la información que entra? Siempre estoy aprendiendo y me encantaría cualquier sugerencia que tengas. Suelta en los comentarios o aplasta la mano como forma de procesar esta información. 😉

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