Cómo organizar reuniones de equipo increíbles

Sugerencia: Dale un maldito

Esta es una instantánea de un día típico para mí:

Tal vez un poco más lleno de lo habitual, pero no por mucho.

Soy un gerente.

En varios momentos de mi carrera he manejado bolígrafos, planes de lanzamiento, software de edición de videos u otras herramientas tácticas. Hoy ofrezco reuniones. Esto le digo a la gente a veces, y me miran con una especie de nostalgia compasiva. Las reuniones son PEOR, dicen. Con más frecuencia de lo que debería admitir, respondo, "sí, pueden ser".

La parte que dejo afuera es la mitad posterior de esa oración. Pueden ser, si los usan mal .

He usado mal mi cantidad de reuniones en mi carrera hasta ahora. Nunca es por malas intenciones. Siempre es porque me quedé sin tiempo para prepararme adecuadamente para ellos.

Es una cosa de gestión del tiempo.

Estoy trabajando en ello.

También he tenido buenas reuniones. Grandes reuniones. Reuniones que son el único punto de diferencia entre un proyecto que falla y uno que sobresale.

Las reuniones son una habilidad como escribir, codificar o cualquier otra cosa que se aprenda a través de la práctica, la observación y un deseo constante e inquebrantable de chupar menos.

Cuando ves a alguien bueno con ellos, te sientas y prestas atención. Estoy escribiendo esta publicación porque recientemente descubrí a alguien bueno con ellos: Mark Kilens , vicepresidente de la Academia HubSpot.

Cada mes, Mark celebra una reunión de equipo para conectar a su cohorte de veinticuatro profesores, creadores de contenido, directores de proyecto, editores, etc. en el progreso que han realizado y los desafíos que se avecinan. Las reuniones de equipo como esta suceden todos los días en HubSpot en una variedad de formas. Mark es realmente bueno. Este es el por qué.

1. No hay computadoras portátiles. No solo eso, no hay teléfonos en la mesa. Sin zumbidos, sin holgura, sin incitaciones de ansiedad para sacar la cabeza del juego. Todo el mundo parece haber reconocido lo caro que es sacar a muchas personas de su trabajo para una reunión y está intentando sacarle provecho.

Es algo fascinante cuando todos en una habitación están presentes. Es contagioso. Y te hace darte cuenta de cuán contaminante es en otras reuniones cuando alguien sale de la conversación para echar un vistazo a su teléfono. Incluso si es solo una persona, destruye el foco de la habitación.

2. Configure un temporizador. Todo el mundo ha tenido la experiencia de una conversación sin resolver en una reunión. Correr en el tiempo puede parecer una pequeña digresión en el momento, pero se convierte en una bola de nieve. Finalmente, los temas se ven afectados y se deben convocar nuevas reuniones para cubrir todo lo que antes no tenía tiempo.

Mark divide las reuniones en subtemas más pequeños y establece un temporizador muy visible al que todos, incluido él, se adhieren.

3. Comparte el escenario. Cada reunión se divide en subtemas liderados por diferentes miembros del equipo. Estos subtemas no se eligen por el solo hecho de dejar que el público hable, sino que se eligen por su relevancia para el equipo más grande y los objetivos que persiguen. Además, cuando está hablando, rompe su propio monólogo para pedirle a la gente de la sala ejemplos de lo que está discutiendo o experiencias contrarias.

Más sobre eso el próximo …

4. Sea inclusivo. A menudo se cita que las reuniones son una oportunidad extrovertida para brillar y la oportunidad de los introvertidos de sentarse en la esquina y escribir calladamente para sí mismos. Ya sea deliberado o natural, Mark logra atraer a todos a la discusión de manera que se sientan productivos y no forzados. Mezcla preguntas rápidas (p. Ej., "¿Quién puede decirnos qué es un OKR?") Con las guiadas, "Meghan, tuviste una experiencia con esto recientemente, ¿cómo fue eso?" Sus reuniones no están dominadas por unas pocas personas vocales , pero compartido por todos.

5. Relaciona el trabajo del equipo con los objetivos de la empresa. Cuando estás inmerso en tu propio trabajo es difícil evitar que tu vista se vuelva miope. Mark hace un buen trabajo al conectar los puntos entre los logros a corto plazo del equipo y los objetivos más amplios de la compañía. El que patea aquí es que hace esto en cada reunión, no solo al comienzo del año. Este es un recordatorio constante de por qué el equipo hace lo que hace.

6. Interrumpe los saltos. Las reuniones del Equipo de la Academia son largas, no para los débiles, pero son minuciosas y cada pieza está bien planificada y es valiosa. Mark estructura la agenda de su reunión por lo que hay periodos cortos de enfoque seguidos por turnos o descansos. Estos cambios en el enfoque y las interrupciones en la atención juegan un papel importante para mantener alta la productividad.